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在高等教育数字化转型浪潮中，档案管理的现代化水平成为衡量高校治理能力的重要标尺。作为百年学府，河南大学历经20年探索，在档案数字化领域取得显著进展，但也暴露出诸多共性问题。本文结合其建设历程，剖析高校档案数字化的深层挑战。
一、二十年建设：从“纸质时代”到“数字转型”
河南大学档案馆始建于2001年，早期以手工管理为主。2014年成为关键转折点，学校启动首期数字化工程，耗时两年完成1977年恢复高考以来本专科生学籍表、录取审批表等核心档案的扫描，涉及10万余页纸质材料。此后，数字化进程加速：2019年引入轩恩档案管理系统，实现电子文件在线归档；2021年开通远程利用服务平台，年服务量突破2万人次；截至2023年，累计完成37万余卷（件）档案数字化，覆盖文书、学籍、声像等多类型资源。
典型成果
虚拟校史馆建设：2015年上线全国首个高校虚拟校史馆，累计访问量超500万人次，成为校史文化传播的重要窗口。
声像档案抢救：2020年完成135盘历史磁带数字化，抢救性保存260小时珍贵影像，填补了早期办学史料空白。
跨系统对接：2021年实现档案管理系统与OA平台联动，推动电子文件“单套制”归档，效率提升40%。
二、深层痛点：制度、技术与资源的多重桎梏
尽管成果显著，河南大学档案数字化仍面临三大核心挑战：
制度与管理脱节
权责不清：83个立卷单位中，近30%存在归档不及时、分类混乱问题，部分院系纸质与电子档案“双轨制”并行，导致版本冲突。
安全隐患：现有5个分散库房中，仅3个配备恒温恒湿设备，2022年因设备老化导致部分胶片档案霉变，修复成本超20万元。
技术与资金瓶颈
数字化率偏低：截至2023年，纸质档案数字化率仅65%，低于“十四五”规划提出的80%目标，部分1980年前文书档案仍未数字化。
系统兼容性差：早期使用的“南大之星”系统与新平台数据互通困难，需二次加工处理，造成资源浪费。
人才与服务短板
专业队伍匮乏：档案馆现有15名员工中，仅3人具备数字技术背景，2022年因缺乏AI编目能力，导致10万条档案元数据标注滞后。
利用服务单一：档案查询仍以基础调阅为主，深度数据分析不足，如2023年校友服务中，未能通过学籍档案挖掘潜在捐赠资源。
三、破局之道：系统性重构档案生态
面对挑战，河南大学正从三方面推进改革：
制度革新
2024年修订《档案管理办法》，明确电子文件归档范围与流程，将立卷单位归档质量纳入年度考核。
建立“双套制”归档过渡机制，计划2025年前实现电子档案“单套制”管理全覆盖。
技术赋能
与华为合作开发智能档案管理系统，引入OCR识别、知识图谱技术，实现档案内容的智能化检索与关联分析。
建设异地灾备中心，采用区块链技术对电子档案进行哈希值存证，确保数据不可篡改。
资源活化
打造“档案+学科”融合平台，如将历史气象观测数据对接地理学科研究，2023年助力完成《黄河流域气候变化》课题。
开展“校友记忆工程”，通过数字化校史资源库，深度挖掘校史中的科学家精神，2023年成功申报“全国科学家精神教育基地”。
结语：从“存史”到“资政”的跨越
河南大学的20年探索表明，高校档案数字化不仅是技术升级，更是治理理念的革新。通过制度重塑、技术创新与资源活化，档案正从静态的“历史仓库”转变为动态的“智慧中枢”。在“双一流”建设背景下，唯有突破“重硬件轻软件、重保存轻利用”的传统思维，方能释放档案的战略价值，为高等教育高质量发展提供坚实支撑。
