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文书立卷是档案管理的关键环节，指将办理完毕的文书材料按一定逻辑分类整理、装订成案卷的过程。其核心环节及操作要点如下：
一、文书立卷6大核心环节
1.文件收集筛选
范围界定
收集本年度办理完毕且具有保存价值的文件，包括：
?收文/发文原件及附件
?会议记录、纪要
?专项工作材料
?重要合同协议
?音像电子文件
筛选标准
?剔除重复件、临时性草稿
?销毁无查考价值的事务性文件
?鉴定文件密级与保管期限
2.分类组卷
分类方法
分类维度 适用场景 示例
年度分类 常规行政管理 2023年度党委发文
机构分类 多部门单位 人事处/财务处专项卷
问题分类 专项工作 XX项目验收专题卷
保管期限 档案分级 永久/30年/10年卷宗
组卷原则
?一事一卷（单一事件独立成卷）
?同类合并（相同性质文件集中）
?分级管理（区分密级与保管期限）
3.文件排列编码
排列规则
?正件在前，附件在后
?批复在前，请示在后
?结论在前，依据在后
?按时间顺序或重要程度排序
页码编排
?用铅笔在右上角标注（避免遮挡内容）
?空白页/封面不编号
?每卷单独编号（从"1"开始）
4.案卷装订
技术要求
操作项 规范要求
去除金属物 剔除订书钉/回形针
修补破损 使用无酸胶带裱糊
折叠规范 图纸按A4尺寸折叠
装订方式 三孔一线法（左侧装订）
特殊处理
?超厚卷分册装订（每册≤200页）
?电子文件同步刻录光盘归档
5.编目著录
封面填写
?全宗名称/案卷题名
?起止日期/保管期限
?卷内文件份数/页数
卷内目录
顺序号 文号 责任者 文件标题 日期 页号 备注
备考表
?立卷人/检查人签名
?缺损文件说明
?特殊载体标注
6.装盒归档
档案盒规范
?按《DA/T22-2015》选用无酸材质
?盒脊标注全宗号/目录号/年度/盒号
排架规则
?按年度-保管期限-分类号三维排序
?预留10%空间供后续增补
二、3项质量控制要点
完整性检查
核查文件关联性（请示与批复配对）
电子文件验证可读性
规范性审查
禁止使用热熔胶装订
涉密卷宗单独加密存放
追溯性管理
建立电子检索目录（支持关键词/日期查询）
设置借阅登记台账
三、现代技术应用趋势
智能辅助系统
AI自动分类组卷（NLP语义分析）
区块链存证（防篡改）
数字化流程
电子文件同步生成PDF/A格式
二维码关联实体与数字档案
通过规范执行上述环节，可实现文书从"散件"到"案卷"的科学转化，为后续档案利用奠定基础。实际操作中需结合《机关档案管理规定》《归档文件整理规则》等标准动态调整。
